Ciclo DMAIC: Mejorar y controlar

ciclo DMAIC

En el ciclo DMAIC, cuando llegamos a la etapa de mejorar y controlar, ya sabemos lo que pasa, así que ¡manos a la obra!

En nuestro viaje por el ciclo DMAIC hemos dado varios pasos importantes, pues ya tenemos definido el proyecto que vamos a abordar, hemos medido y analizado los datos para entender cuál es el problema y sus causas raíces, así que ya sabemos lo que pasa y ahora corresponde planificar y ejecutar las acciones de mejora.

ciclo DMAICAlgunos pensarán ¿y por qué nos hemos demorado tanto en llegar hasta este punto? Sabemos también que la mejora de los procesos no es una tarea de corto plazo ni para impacientes. Sin embargo, muchas veces a nuestras organizaciones les cuesta mucho internalizarlo y asumirlo. Ciertamente, en nuestra cultura, este es uno de los problemas serios para el mejoramiento de procesos.

Hemos revisado en los artículos anteriores (linkeados arriba) que requiere de la aplicación rigurosa del método científico para lograr resolver efectivamente los problemas que nos impiden tener un mejor desempeño; de lo contrario corremos el riesgo de dar palos de ciego y gastar recursos en iniciativas que no tengan mayor impacto ni beneficios (muchos intentos de mejora son fallidos en la práctica del mejoramiento de procesos).

Ciclo DMAIC: Etapa Mejorar

El propósito de la etapa Mejorar es planificar e implementar soluciones que aborden las causas raíces identificadas en la etapa Analizar, buscando asegurar que estemos eliminando, corrigiendo o mitigando el problema que dio origen al proyecto.

En esta fase también es relevante realizar un análisis de los riesgos que implican las soluciones propuestas, en términos no solo de la probabilidad de éxito, sino también en relación a posibles efectos colaterales que podrían surgir y los obstáculos que se podrían presentar durante su desarrollo.

La ejecución de la actividades de mejora, requiere de una cuidadosa planificación, lo que implica:

1. Establecer las actividades a ejecutar y su secuencia en el tiempo (fecha de inicio y término)

2. Encargados de las diferentes actividades

3. Recursos necesarios que utilizar

4. Cualquier otra información que apoye la ejecución del proyecto

Con esta información podremos hacer un seguimiento de los avances del plan de mejora y tomar medidas remediales en caso de que lo propuesto necesite ser modificado o adaptado de acuerdo a aquello que vamos observando y concluyendo, según sea el avance de nuestro proyecto.

Etapa Control

La etapa Control del ciclo DMAIC tiene dos propósitos. El primero es determinar si la implementación de las soluciones está siendo efectiva para abordar el problema que dio origen al proyecto.

Para esto se deben realizar nuevas mediciones y análisis de las variables críticas de calidad y contrastarlas con los valores iniciales antes de implementar la mejora. Si el proyecto ha sido exitoso se observarán mejoras en grados suficientes, lo que nos permitirá afirmar que se han cumplido los objetivos propuestos inicialmente.

Lo contrario será señal inequívoca de errores, como por ejemplo, definición deficiente del problema, errores en la toma de datos y en su análisis, equivocación en la identificación de las causas raíces, soluciones erradas, planificación y ejecución inapropiada del plan de mejora, etc.

El segundo propósito de la etapa Control es lograr que las mejoras logradas se mantengan en el tiempo. Se dice que esta es la fase más dolorosa o difícil (Gutiérrez, 2013), ya que se trata de que los cambios realizados al proceso se mantengan durante un cierto período razonable, se institucionalicen y se generalicen.

Normalmente esto implica diseñar un sistema de control para, entre otros:

1. Prevenir que los problemas que tenía el proceso se vuelvan a presentar

2. Lograr que los aprendizajes obtenidos en la aplicación de la metodología se internalicen y se transformen en conocimiento organizacional

3. Mantener el desempeño logrado del proceso

4. Estimular la mejora continua del mismo proceso u otros donde aplicar la metodología

Si bien ninguna metodología puede asegurar el 100% de éxito (siempre existe una cuota de incertidumbre) indudablemente que el cumplimiento riguroso de cada una de las acciones descritas y que forman parte del ciclo DMAIC, aumentan la probabilidad de lograr la mejora buscada.

Actualízate con el curso sobre Lean Six Sigma para servicios online de Clase Ejecutiva UC.





Artículos más recientes del autor