Ciclo DMAIC: Medir y analizar

ciclo DMAIC, Curso Lean Seis Sigma para servicios

Veamos dos etapas del ciclo DMAIC: Medir y analizar. Los datos nos hablan y necesitamos aprender a “escucharlos”.

Se cuenta que el escritor inglés Samuel Butler dijo alguna una vez “La vida es el arte de sacar conclusiones suficientes con datos insuficientes”.

Esta frase refleja quizás uno de los desafíos más importantes en el proceso de enfrentar un problema para encontrar una solución. Esto es, contar con datos que permitan analizar la situación y encontrar las pistas sobre las causas raíces de la(s) falla(s) detectadas.

En otras palabras, es necesario disminuir el uso de la mera intuición o percepción de lo que está pasando, la cual suele ser insuficiente para descubrir las causas raíces de las fallas. Y, en muchas ocasiones, se basa en percepciones erróneas sobre cómo funciona el proceso, lo que nos pueden llevar a respuestas equivocadas.

Ciclo DMAIC: Medir las variables críticas de calidad

En un artículo anterior vimos la primera etapa (Definir) del ciclo DMIAC, metodología utilizada por el enfoque Lean Six Sigma. En este artículo veremos las dos siguientes.

Ciclo DMAIC
Lean Six Sigma

Medir corresponde a la segunda etapa del ciclo DMAIC. Lo esencial aquí es medir las variables criticas de calidad (CTQ) identificadas en la etapa anterior (Definir), para obtener datos que nos permitan conocer cuál es el comportamiento y desempeño del proceso que está bajo estudio.

Por ejemplo, estamos analizando un problema en el área de abastecimiento de una empresa. Para ello hemos definido como problema: “El proceso de autorización de las órdenes de compra está lento”.

Entonces, la medición nos permite dar una visión más concreta del problema. Esto es, realizada la medición del tiempo de ciclo de las últimas 50 órdenes de compra, el valor promedio es de 27 días; más del doble de lo requerido o deseado, que debería ser de 10 días.

Pero en esta etapa no solo nos interesan los valores, sino también debemos entender cuáles son las situaciones que se presentan en el proceso que dan como resultado esta cifra.

Es decir, al medir nos enteramos de los detalles de su funcionamiento, las decisiones que se toman, los obstáculos que se presentan, los cuellos de botellas que existen, etc. Toda información relevante que será utilizada en la etapa siguiente.

No basta que midamos si no logramos entender cómo funciona el proceso. También en esta etapa obtendremos información que nos permitirá precisar mejor las métricas con las cuales se medirá el éxito del proyecto.

Ciclo DMAIC: Analizar

Considerando las mediciones de las variables críticas de calidad y entendidas bien las características de funcionamiento del proceso pasamos a la siguiente etapa del ciclo DMAIC llamada Analizar.

En este punto debemos examinar los datos que hemos observado con el fin de identificar y confirmar las causas raíces de nuestro problema. En otras palabras, la etapa Analizar nos permite entender cómo y por qué se generan la(s) falla(s) hasta llegar hasta sus causas más profundas o raíces, confirmadas con datos.

Es aquí donde debe quedar claro que la esencia de un proyecto de esta naturaleza es atacar las causas que realmente ocasionan el problema y no perder el tiempo y valiosos recursos en abordar “síntomas”, lo que genera soluciones temporales, volviendo el problema a aflorar después de un tiempo.

En más de una ocasión ocurre que, una vez que los datos han sido analizados, el proyecto deba ser reformulado, ya que surgen aspectos no considerados inicialmente y que incluso puedan significar su redefinición.

Este paso es clave, ya que normalmente las fases siguientes son las más costosas y las que mayor trabajo generan. Y, por supuesto, sería lamentable el desperdicio de recursos (no solo económicos) en un proyecto que no arrojase los resultados esperados.

Además, la correcta identificación de lo que efectivamente debemos mejorar es clave en un proyecto de mejoramiento de procesos.

En la próxima publicación terminaremos de describir las etapas del Ciclo DMAIC. Será el turno de mejorar y controlar.

¡Hasta pronto!

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