¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos?

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Muchas organizaciones no implementan la gestión de procesos porque aún no se modernizan y porque algunos temen perder poder. Lee sobre sus beneficios.

En un artículo anterior respondimos a la pregunta de qué es la gestión de procesos diciendo que se trata de una disciplina cuyo propósito es mejorar el desempeño de los procesos de una organización, en términos de eficiencia, eficacia y flexibilidad; siempre atendiendo las necesidades de los clientes.

En esta oportunidad vamos a hablar de manera más específica sobre los beneficios que significa trabajar “orientado a los procesos”.

Es bueno comenzar señalando que la “orientación al cliente” conduce necesariamente a una “orientación a los procesos”, pues los productos y servicios que reciben los clientes son resultados de los procesos. Esto vale para toda organización; estamos usando “cliente” en sentido general.

Lo primero que debemos decir, es que el principal beneficio de la gestión de procesos está relacionado con el grado en que las organizaciones son capaces de satisfacer a los clientes cumpliendo con sus expectativas.

Desde ahí se entrelazan la mayoría, muchas veces todos, los objetivos y metas que se proponen las organizaciones (por eso se dice que “entre las organizaciones y sus objetivos están los clientes”).

Beneficios de la gestión de procesos

Desde una visión más detallada, podemos observar un conjunto de beneficios que afectan positivamente a las organizaciones y a las personas que trabajan en ellas:

1. Las personas trabajan con “más sentido” al conocer los objetivos del proceso

Esto genera un mejor clima interno, aumentos de la productividad, un estado de ánimo positivo que estimula el pensamiento creativo y un mayor compromiso con su trabajo y la calidad del mismo por parte de las personas integrantes de la organización.

2. Aumenta la capacidad de adaptación y anticipación de la organización

Aumenta la capacidad de adaptación y anticipación de la organización ante nuevos requerimientos de sus clientes, muy importante hoy en día, con un entorno muy cambiante y donde todos los días surgen nuevas necesidades.

3. Se estimula el trabajo colaborativo

Queda en evidencia la utilidad de trabajar en forma interrelacionada y coordinada para alcanzar los objetivos de la organización, que cada día son más desafiantes. El trabajo en equipo se fortalece en beneficio de la organización, de sus integrantes y de sus clientes.

4. Se fomenta la mejora continua de los procesos

Se establecen dueños o responsables de los procesos, quienes entienden su misión de optimizar los flujos de trabajo para lograr que sean eficaces y eficientes. Y se hace factible la generación de equipos para mejorar los procesos.

5. Se logra la integración de las partes y el fenómeno de la “sinergia”

Se logra la integración de las partes y el fenómeno de la “sinergia”, donde “el todo es mayor que la suma de las partes” o “1+1=3”. Dicho de otra manera, el beneficio común de la organización se impone sobre los beneficios particulares y se eliminan las rivalidades, por ejemplo, entre unidades o departamentos, rivalidades que no agregan valor y que –la mayoría de las veces- quitan valor a lo que la organización hace.

Gestión de procesos: ¿por qué no se implementa en muchas organizaciones?

Ahora bien, si la gestión de procesos tiene tantos beneficios ¿por qué no todas las organizaciones la han implementado?

Una respuesta posible es que el paradigma de la división del trabajo aún conserva un lugar de privilegio en las prácticas de la alta dirección de estas organizaciones, como también el paradigma competitivo que estimula que las áreas compitan entre sí para lograr un mejor desempeño. Junto con dividir el trabajo hay que preocuparse de cómo se integran las funciones y por cierto estimular la colaboración.

También otra respuesta es que la gestión de procesos es vista por muchos “jefes” como pérdida de poder personal. Ciertamente, en la práctica es así, en pos de aumentar el dinamismo y flexibilidad de la organización. Y hay de todos modos, un cierto desconocimiento de la gestión de procesos.

 

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