Sin grasa: Los procesos livianos permiten lograr productos y servicios de excelencia

procesos livianos lean

Solo con procesos eficientes y eficaces, libres de desperdicios o grasa, se pueden lograr resultados excepcionales.

Existe una necesidad imperiosa de revisar los procesos y aplicar estrategias, metodologías y herramientas de gestión, que permitan mejorar los rendimientos, sin mermar y ojalá fortaleciendo la prioridad por las personas —tanto clientes como colaboradores—, en función de los objetivos perseguidos y de la agregación de valor de cada organización.

Es en esta línea que surge el concepto y la metodología lean (delgado, flaco, sin grasa, esbelto).

Los procesos podrían ser calificados como lean si tienen las actividades justas y necesarias para cumplir con sus propósitos, haciendo un uso eficaz y eficiente de los recursos disponibles.

Todo lo demás, es decir, aquellas acciones innecesarias (o, por el contrario, omisiones de acciones), que no apunten a los objetivos y que impliquen un deficiente uso de los recursos, no tienen cabida, deben ser consideradas como desperdicios, y por lo tanto, corregidas y muchas veces eliminadas.
Atención que la llamada IV Revolución Industrial tiene como una de sus principales características la digitalización y automatización de los procesos.

Es importante darse cuenta de que ninguno de estos elementos garantiza la calidad y ni siquiera que se tenga procesos esbeltos. Por el contrario, tanto la digitalización como la automatización pueden ocultar que varios procesos necesiten un rediseño.

“Siempre se ha hecho así y otros males”

Si observamos con atención y analizamos los procesos de una organización, usualmente nos encontramos con quehaceres, tareas y ocupaciones que se realizan por diversos motivos (parte de la cultura organizacional, práctica originada por una contingencia que se transforma en permanente, error de diseño, hábito, “porque siempre hemos hecho así las cosas”, etc.) pero que no tienen ningún impacto en la satisfacción del cliente final.

La eliminación de los desperdicios es la esencia de la metodología “lean”, cuyas herramientas apuntan directamente a lograr este propósito. Así, muchísimas veces constituye una parte inicial —y esencial— en la optimización de sus procesos.

Existen diferentes tipos de desperdicios:

1. Transporte: Cualquier transporte innecesario de materias primas, de productos, de instrumentos y herramientas, dentro de la organización.

2. Exceso de stock o inventario: Stock de materiales, partes o piezas, o el producto final, que se acumula como resultado del sistema de producción.

3. Sobreproducción: Fabricar más cantidades de las necesarias o requeridas. También se asocia al diseño o compra de equipos con mayor capacidad de la necesaria, sin un proyecto de largo plazo a la vista.

4. Tiempos de espera: Tiempos perdidos, producto de una secuencia o proceso de trabajo ineficiente o mal diseñado.

5. Movimientos: Corresponde a todo movimiento innecesario de personas, materiales o equipos que no agregan valor al producto y/o servicio, lo que afecta los tiempos del ciclo del proceso y genera un desgaste de los recursos.

6. Procesos: Problemas de diseño de los procesos y a la existencia de actividades que no agregan valor al producto y/o servicio.

7. Defectos y reprocesos: Se refiere a la existencia de reprocesos, es decir, realizar una tarea dos o más veces hasta lograr el cumplimiento de las especificaciones del producto y/o servicio. Ello implica que buena parte de los recursos utilizados y el trabajo de las personas se han perdido.

En la actualidad ha surgido con fuerza un octavo desperdicio, que no es nuevo, ya que era parte del sistema productivo de la empresa Toyota: no aprovechar el talento y la creatividad de las personas, lo que ocasiona que se pierda tiempo, ideas, aptitudes, mejoras, etc., además de oportunidades de aprender, debido a la falta de motivación de los empleados.

Los desperdicios no necesariamente son visibles a nuestros ojos. Muchas veces son difíciles de detectar debido a la falta de habilidad para reconocer las señales que nos entregan. Tal como lo decía T. Ohno, uno de los padres de la calidad en Japón: “Desafortunadamente, el real desperdicio se esconde en formas que nosotros no vemos como desperdicio. Solo a través de una cuidadosa observación y orientación al logro este desperdicio puede ser identificado. Siempre debemos tener en mente que el más grande de los desperdicios es el desperdicio que no vemos”.

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