Ejecutamos procesos para lograr objetivos, ¿cuáles objetivos?

Muchos procesos fracasan porque los objetivos no están claros. Lee sobre 5 aspectos clave.

Una definición básica de procesos dice que es un conjunto de actividades, lógicamente relacionadas y concatenadas, que actuando según dicha organización, permiten lograr objetivos, que beneficien a los clientes del proceso e, idealmente, a los clientes finales. Y esto que parece muy obvio, a veces se ve dificultado justamente porque no hay claridad sobre cuáles son los propósitos que buscamos.

Puede ocurrir que nos empeñemos más bien en lograr objetivos que cumplen fines distintos de los requeridos por nuestros clientes. Tener a estos últimos muy presentes al estudiar y definir objetivos puede servir de faro para no perder el rumbo correcto. No por nada hace ya varias décadas, Albert Einstein expresó: “La perfección de los métodos y la confusión de los objetivos es algo que caracteriza a nuestra época”, lo que todavía sigue teniendo validez.

Quizás este efecto ocurre muchas veces pues en nuestro tiempo se busca, con demasiada frecuencia, priorizar la “rapidez” en la ejecución de las tareas. Tener claridad en los objetivos, por el contrario, requiere reflexión para la que necesitamos darnos un tiempo necesario, que usualmente “no tenemos”. Es bueno recordar la fábula de la liebre y la tortuga, donde esta última es la impensada ganadora; sin embargo, usualmente actuamos como la liebre.

Conocidos son los estudios del filósofo norteamericano Elbert Hubbard (mundialmente famoso por su libro “Un mensaje para García”) quien expresaba que muchas personas fracasan en sus esfuerzos no por carencia de inteligencia o capacidad, sino porque sus energías no estaban organizadas en torno a un objetivo (que debe estar bien definido, claro y concreto).

Claros y motivadores

Los objetivos no son simples declaraciones literarias. Son expresiones cualitativas relevantes, que deben ser construidos de manera clara y concisa, fácilmente comprensible y que deben estar dirigidos a movilizar a todos los que participan de los procesos.

Si ya hemos levantado nuestros procesos, debemos revisar, clarificar y desplegar los objetivos que se desea alcanzar en cada uno de ellos. El establecimiento de los objetivos de cada proceso surge del ejercicio de encontrar relaciones entre las actividades que se van a desarrollar y los resultados que se desean alcanzar. Es decir, el propósito es factible de lograr si se realizan las actividades detalladas.

La razón de ser de las actividades nace de los objetivos que se han definido y, por lo tanto, toda disonancia que exista en esto es síntoma de confusión. Los objetivos deben ser la respuesta precisa a las preguntas que se inicien con un ¿Para qué…? y que se refieran a las razones que llevan a ejecutar las actividades bajo la relación proveedor-cliente.

Por todo lo anterior, la tarea de definir (muy bien) los objetivos de un proceso es fundamental. Requiere de la capacidad de sintetizar en una expresión las razones que explican la necesidad de cumplir con cada uno de los pasos establecidos, en la secuencia definida, asumiendo los roles y responsabilidades asignadas.

Objetivos: 5 claves

Cuando definimos nuestros objetivos, debemos considerar cinco aspectos básicos. En este sentido, deben ser:

• Específicos: Los objetivos deben indicar con claridad qué queremos lograr. Las expresiones generales o grandilocuentes solo generan confusión y desalineamiento entre quienes participan en el proceso.

• Medibles: Cada objetivo debe estar redactado en términos que haga referencia a parámetros que puedan ser medidos mediante alguna metodología o instrumento, que entregue evidencia explícita y que nos permita afirmar si el objetivo se ha cumplido a o no, y si es no, en qué medida se ha logrado avanzar hacia él.

• Alcanzables: En algunas oportunidades y con el pretexto de querer obtener los mayores esfuerzos y rendimientos de las personas, se colocan objetivos demasiado ambiciosos. Si bien esto puede tener un resultado positivo al principio, cuando los participantes descubren que estos no se pueden lograr, entonces cunde la desmotivación y la frustración, las que son difíciles de revertir. El extremo contrario también es negativo. Si los objetivos son fáciles de lograr con poco esfuerzo, las personas también se desmotivarán, porque el estímulo para alcanzar un propósito está asociado al desafío que este presenta.

• Realistas: Este aspecto está en directa relación con el anterior, pero en función de las posibilidades y capacidades de la organización para lograr el objetivo. En otras palabras, podemos colocar un objetivo que, en general, se considere alcanzable, pero puede haber limitaciones de los contextos interno y/o externo que impidan su cumplimiento. Por lo tanto, se debe evaluar, por ejemplo, si las personas poseen las habilidades y los conocimientos para cumplir con los objetivos y si la organización cuenta con los recursos para lograr sus propósitos.

• Basados en un tiempo determinado: El objetivo debiera indicar cuál es el tiempo de que disponemos para cumplirlo y así evitar postergaciones o mal cálculo en los plazos de desarrollo de las actividades.

Con todos estos antecedentes, los invitamos a revisar los objetivos de sus procesos, evaluar si están definidos con claridad y si cumplen con los aspectos básicos mencionados. Haga este análisis con calma, recuerde a la tortuga ganadora: si Ud. equivoca un objetivo importante, será como ir rápido por un camino que no es el que debe seguir…

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