¿Cómo mejorar los procesos? ¿y por qué hacerlo?

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Lean Six Sigma es una metodología que ha dado muestras de efectividad en un importante número de aplicaciones para revisar y ajustar procesos.

“Cambia todo cambia” dice una antigua canción, fenómeno que hoy día se hace más patente que nunca. Los grandes cambios culturales, sociales y políticos, y en particular, el desarrollo de las tecnologías y cómo estas se están enfocando en satisfacer las necesidades actuales y emergentes de las personas, tensionan de manera relevante a las organizaciones, cualquiera sea su naturaleza.

Ello las obliga a analizar lo que ocurre en su entorno y a revisar permanentemente su modelo de negocio y estrategia. Lo que antes era relativamente previsible en un período de 5 años, ahora se transforma en una incógnita. Más aún si suceden situaciones disruptivas como puede ser una pandemia o un conflicto bélico de relevancia global.

Sin importar lo lejos que estemos, la globalización y el avance sostenido de la llamada Cuarta Revolución Industrial, ha “acortado” las distancias físicas. Hoy, desde el punto de vista de las comunicaciones, Japón o China están tan “cerca” de Chile; como el negocio que vende pizzas en la esquina de la cuadra de su domicilio.

Brecha entre la velocidad del cambio y la productividad de los procesos

La brecha entre la velocidad del cambio ya señalado, y la tasa de aumento de la productividad y de la calidad de los procesos en las organizaciones, es cada vez más grande.

procesos, cómo mejorar procesos, brecha cambiosLo anterior resulta paradójico y difícil de comprender incluso para personas del mundo empresarial y ciertamente para los medios de comunicación tradicionales.

Es así justamente, porque muchos de los desarrollos que se realizan, intentan apuntar a mejorar el desempeño; no obstante, una realidad comprobada es que un proceso que no está optimizado, o al menos mejorado en sus flujos de actividades, uso de los recursos, y en diálogo permanente con sus clientes directos y con su entorno en un sentido general, difícilmente puede cumplir con sus propósitos, por mucha tecnología que tenga implementada, o que se le agregue en el futuro próximo.

Urge revisar procesos

Lo anterior indica que existe una necesidad imperiosa de revisar los procesos y de aplicar estrategias, metodologías y herramientas de gestión, que permitan mejorar la calidad y los rendimientos, en función de los objetivos perseguidos y de la agregación de valor.

“Agregar valor” se ha transformado, en el último tiempo, en una expresión clave para entender que cada actividad que se realice al interior de una organización debe estar alineada con los propósitos de ella, la mayor satisfacción de sus clientes y debe aportar al cumplimiento de tales propósitos.

Cualquier actividad que no responda a este principio no tiene razón de ser y debe modificarse e incluso, en muchos casos, eliminarse.

En este sentido es importante mencionar que el ejercicio de mejoramiento y optimización de los procesos no es un ejercicio trivial, ya que depende en buena parte de las competencias que tengan las personas en el método y/o técnica que utilizan.

Metodologías cortoplacistas

Así, resulta claro que vivimos una época donde somos constantemente bombardeados por metodologías y herramientas que ofrecen soluciones a corto plazo a nuestros “dolores de cabeza” organizacionales. Sin embargo, nos damos cuenta que la mayoría de ellas no abordan las causas raíces de los problemas, sino más bien sus síntomas, transformándose en un paliativo temporal a las dificultades que podemos enfrentar.

Lo que realmente necesitamos son soluciones basadas en métodos robustos. Es necesario que tales soluciones apunten al corazón de nuestras dificultades, que resuelvan los problemas de manera efectiva (entendida la efectividad como la suma de la eficacia y la eficiencia) y que nos hagan dar pasos importantes y sistemáticos hacia el logro de las metas.

Lo que sí debemos tener claro es que estas no se alcanzan usualmente en el corto plazo, sino más bien en un mediano y largo plazo.

Lean Six Sigma

Basado en todo lo anterior, vamos a ir revisando una metodología que ha dado muestras de efectividad en un importante número de aplicaciones; se trata de Lean Six Sigma. Veremos paso a paso sus orígenes, sus beneficios, las herramientas en las cuales se apoya y los métodos de aplicación.

En los próximos artículos vamos a ir entregando las bases conceptuales para su comprensión; y desde ahí avanzar en las etapas de su conocimiento y aplicación. Por ello, ¡no se los pierdan durante junio y julio de 2022! Y luego, una vez publicados, los dejaremos linkeados mutuamente.

Hasta muy pronto …

 

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