Gestionar el bienestar organizacional con herramientas de calidad

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El ciclo de Deming (ciclo PHVA o PDCA) es una metodología sencilla de mejoramiento continuo (calidad) que sirve para implementar programas de bienestar organizacional.

El bienestar organizacional corresponde a una decisión sistemática de la organización que busca generar una propuesta de valor hacia sus trabajadores y, por tanto, esta elección se debe gestionar. Para ello, se pueden utilizar diversas herramientas que contribuyan en los procesos de implementación y que ejerzan como vínculo entre el mundo de los resultados organizacionales y el de los resultados en las personas.

El ciclo PHVA o también conocido como “ciclo Deming” (llamado así en Japón como homenaje a Edward Deming, uno de los principales difusores del concepto de calidad total), es una metodología sencilla que se utiliza para el análisis, seguimiento y mejora continua de los procesos y sistemas en las organizaciones.

Consta de cuatro etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA o PDCA, en inglés), y su aplicación en forma cíclica asegura el progreso o mejoramiento continuo.

Ciclo PHVA o Deming

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Esta metodología es muy útil para implementar procesos en una organización y puede servir como guía en la implementación de un programa de bienestar, para abordarlo en forma estructurada y otorgarle un carácter estratégico para la organización.

Etapa de Planificar

La etapa de Planificar en esta aplicación del ciclo al bienestar organizacional consiste en estudiar su situación actual en el contexto de la organización, identificar los problemas o desafíos, revisar las causas, y analizar las formas a través de las que se pueden resolver, declarando los objetivos para poder obtener ciertos resultados deseados.

En esta etapa se describen los procesos existentes y por desarrollar, se detallan los objetivos y expectativas, se definen los indicadores y medidas, se recopilan datos históricos, y se diseñan los planes de acción.

En la valoración de la situación actual se puede utilizar una combinación de herramientas, tales como: el modelo EFQM, PESTAL, FODA, evaluación de riesgos y otras. Será necesario realizar un análisis interno que incluya: el conocimiento de los empleados, la cultura organizacional, los estudios de clima laboral y desempeño, y un análisis externo, para conocer la percepción de los grupos de interés y tendencias de la industria.

Del mismo modo, se debe recopilar información estratégica de la empresa, como el propósito, visión y planes estratégicos, que permitan servir de base para construir el programa de bienestar según los objetivos que se determinen.

Los objetivos y planes deberán pasar el filtro de la generación de valor, considerando tanto la perspectiva del valor que se agrega a la organización, como la que se agrega al trabajador, para determinar una propuesta de valor hacia ellos. En este sentido, la oferta de valor debe ser concreta y medible. El plan debe considerar los productos, servicios, acciones y procesos que realizará el programa y también las medidas de desempeño para su evaluación.

Etapa de Hacer

La etapa de Hacer es cuando se implanta la estrategia y se ejecutan los procesos definidos previamente. Existirán procesos y acciones transversales de gestión que incluyan recursos, capacidades, comunicación, y otros elementos destinados a darle soporte al programa. Y también existirán los procesos y actividades específicamente relacionadas con el bienestar organizacional, que constituyen el corazón del programa.

En la acción, se ejecuta el programa que debe considerar la aplicación de las mediciones planificadas para prever mejoras de los procesos durante su desarrollo. Medir es una oportunidad para mejorar; tal como lo dijo el matemático y físico William Thomson Kelvin: “Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Las mediciones permiten obtener retroalimentación acerca de los objetivos, implementar cambios cuando corresponda y analizar el desempeño.

Etapa de Verificar

En la etapa de Verificar, se realiza el seguimiento y se analizan las mediciones para comparar los resultados que se están obteniendo con los objetivos deseados con base en indicadores definidos en la planificación. Se registra el aprendizaje y se determinan las acciones que permitirán seguir mejorando los resultados.

Esta etapa, que corresponde a la evaluación del programa, se considera esencial dentro del mejoramiento continuo. Y puede contemplar períodos cortos de revisión al estilo de las metodologías ágiles, tipo Scrum. La evaluación o verificación guía los pasos hacia la siguiente fase del ciclo.

Etapa de Actuar

En la etapa de Actuar se toman decisiones sobre las diferencias que ocurren entre los resultados reales y los esperados. Se realizan las preparaciones para aplicar los cambios que permitan eliminar las desviaciones, o se establecen las acciones que permitan mejorar continuamente los resultados.

Un programa de bienestar puede requerir modificar o ampliar algunas prácticas o iniciativas según la estrategia que se esté adoptando en la organización.

Mejoramiento continuo del bienestar organizacional

Posteriormente, este ciclo lleva otra vez a la etapa de planificación para repetir el proceso, con la incorporación de las oportunidades de mejoramiento detectadas.

Implementando un programa de bienestar organizacional

con el ciclo Deming

Programa de bienestar organizacional y ciclo demingEntre las acciones y procesos factibles de implementar en un programa, se pueden mencionar las siguientes:

  • atracción y mantención de talentos
  • desarrollo de planes de carrera y formación
  • mejora de comunicaciones
  • programas de reconocimientos e incentivos
  • conciliación vida familiar y trabajo

El proceso se puede acompañar de un Cuadro de Mando Integral (o Balanced Scorecard). Se trata de una herramienta de gestión orientada a poner en movimiento la estrategia organizacional.

Edward Deming decía que, como parte de los principios de calidad, las empresas debían adoptar una filosofía de cooperación; donde todas las partes se vieran beneficiadas, y que esta fuera compartida por empleados, clientes y proveedores.

Al aplicar los conceptos de calidad en el ámbito del bienestar organizacional, y en particular el enfoque de mejoramiento continuo, se crea un círculo virtuoso. Ciertamente, el bienestar de las personas puede incidir en los resultados organizacionales, y estos a su vez, en el bienestar de las personas.

 

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