“Lecciones Aprendidas”: Conoce esta herramienta para la mejora en la gestión de proyectos y contratos

Cuando el proyecto es de gran aliento, el taller de “Lecciones Aprendidas” se realiza al final de alguna fase.

Es una práctica generalizada en proyectos y contratos importantes realizar talleres de “Lecciones Aprendidas”.

Esta actividad se desarrolla en paralelo o como parte de los procesos de cierre técnico y administrativo de los proyectos o contratos. Aunque hay casos en proyectos de largo aliento donde estos talleres se desarrollan al término de alguna de las fases o etapas del mismo.

Los objetivos de esta práctica son obvios. Se trata de examinar y comprender qué factores, procesos o decisiones resultaron exitosos y fueron positivos para el proyecto. Y cuáles no resultaron según lo deseado y produjeron impactos negativos en el proyecto.

En los talleres, luego de identificar y jerarquizar los factores positivos y negativos para el proyecto, estos son analizados para visualizar como sería posible replicar en otros proyectos los positivos. Y cómo entender y anticipar medidas que impidan repetir aquellas decisiones con impacto negativo.

En estas discusiones debe participar el equipo directivo completo del proyecto y también la estructura ejecutiva superior del dueño o mandante. De esta manera es posible que se dé una discusión amplia y franca para determinar las causas raíz de los impactos, tanto positivos como negativos.

En la práctica, las “Lecciones Aprendidas” deben incluir los procedimientos y protocolos para: su identificación, su documentación y su difusión, para aplicación en otros proyectos.

La documentación mínima necesaria para que estas “Lecciones Aprendidas” puedan ser útiles en futuros proyectos, debe incluir:

• Antecedentes generales del proyecto.
  ● Una clara descripción de la lección y sus circunstancias.
  ● Una explicación de cómo se genera y el porqué.
  ● Y cómo puede replicarse o evitarse la situación ocurrida.

Ahora bien, a estas alturas el lector ya habrá alcanzado el convencimiento de lo importante que debe resultar para los participantes de un proyecto “no volver a tropezar con la misma piedra”. Y utilizar experiencias previas similares, para optimizar la gestión de su proyecto.

¡No las aplican!

Sin embargo, la experiencia muestra que si bien cerca del 90% de los encuestados considera de mucho valor las bases de datos o recopilaciones de “Lecciones Aprendidas”, solo en torno al 20% las estaban aplicando.

Las razones de esta pobre correlación generalmente se encuentran en una falta de liderazgo y apoyo de la administración superior del proyecto, carencia de incentivos para su aplicación y falta de lineamientos claros y objetivos para usar la herramienta.

Así, las estadísticas señalan que de proyecto en proyecto, aproximadamente el 70 a 80% de las “Lecciones Aprendidas” se repiten, una y otra vez.

Dos lecciones aprendidas universales

Para terminar, dos lecciones aprendidas universales:

1. La fuente de la mayor parte de los problemas en un proyecto son las personas que trabajan en él. Por consiguiente, es muy importante conocer las habilidades, competencias y debilidades de ellas, para anticipar dónde podrán generarse los problemas.
2. Malas decisiones efectuadas tempranamente en un proyecto generalmente pueden ser superadas. Sin embargo, decisiones correctas pero tardías no salvan al proyecto.

Referencias de este artículo:

Busby, J.S An assessment of post-project reviews, Project Management Journal v 30 (1999).

Rose K.H. Cover to Cover, Project Management Journal v 38 (2007).