Cuando el proyecto es de gran aliento, el taller de “Lecciones Aprendidas” se realiza al final de alguna fase.
Es una práctica generalizada en proyectos y contratos importantes realizar talleres de “Lecciones Aprendidas”.
Esta actividad se desarrolla en paralelo o como parte de los procesos de cierre técnico y administrativo de los proyectos o contratos. Aunque hay casos en proyectos de largo aliento donde estos talleres se desarrollan al término de alguna de las fases o etapas del mismo.
Los objetivos de esta práctica son obvios. Se trata de examinar y comprender qué factores, procesos o decisiones resultaron exitosos y fueron positivos para el proyecto. Y cuáles no resultaron según lo deseado y produjeron impactos negativos en el proyecto.
En los talleres, luego de identificar y jerarquizar los factores positivos y negativos para el proyecto, estos son analizados para visualizar como sería posible replicar en otros proyectos los positivos. Y cómo entender y anticipar medidas que impidan repetir aquellas decisiones con impacto negativo.
En estas discusiones debe participar el equipo directivo completo del proyecto y también la estructura ejecutiva superior del dueño o mandante. De esta manera es posible que se dé una discusión amplia y franca para determinar las causas raíz de los impactos, tanto positivos como negativos.
En la práctica, las “Lecciones Aprendidas” deben incluir los procedimientos y protocolos para: su identificación, su documentación y su difusión, para aplicación en otros proyectos.
La documentación mínima necesaria para que estas “Lecciones Aprendidas” puedan ser útiles en futuros proyectos, debe incluir:
- Antecedentes generales del proyecto.
● Una clara descripción de la lección y sus circunstancias.
● Una explicación de cómo se genera y el porqué.
● Y cómo puede replicarse o evitarse la situación ocurrida.
Ahora bien, a estas alturas el lector ya habrá alcanzado el convencimiento de lo importante que debe resultar para los participantes de un proyecto “no volver a tropezar con la misma piedra”. Y utilizar experiencias previas similares, para optimizar la gestión de su proyecto.
¡No las aplican!
Sin embargo, la experiencia muestra que si bien cerca del 90% de los encuestados considera de mucho valor las bases de datos o recopilaciones de “Lecciones Aprendidas”, solo en torno al 20% las estaban aplicando.
Las razones de esta pobre correlación generalmente se encuentran en una falta de liderazgo y apoyo de la administración superior del proyecto, carencia de incentivos para su aplicación y falta de lineamientos claros y objetivos para usar la herramienta.
Así, las estadísticas señalan que de proyecto en proyecto, aproximadamente el 70 a 80% de las “Lecciones Aprendidas” se repiten, una y otra vez.
Dos lecciones aprendidas universales
Para terminar, dos lecciones aprendidas universales:
- La fuente de la mayor parte de los problemas en un proyecto son las personas que trabajan en él. Por consiguiente, es muy importante conocer las habilidades, competencias y debilidades de ellas, para anticipar dónde podrán generarse los problemas.
- Malas decisiones efectuadas tempranamente en un proyecto generalmente pueden ser superadas. Sin embargo, decisiones correctas pero tardías no salvan al proyecto.
Referencias de este artículo:
Busby, J.S An assessment of post-project reviews, Project Management Journal v 30 (1999).
Rose K.H. Cover to Cover, Project Management Journal v 38 (2007).
