Contratos exitosos: ¿Cómo son sus objetivos, transparencia y relaciones humanas?

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Los contratos exitosos requieren objetivos claros, transparencia y buenas relaciones humanas.

El éxito del proyecto requiere de objetivos claros y bien formulados, que se transmitan al equipo a cargo y lo impulsen a comprometerse con voluntad y actitud positiva en su desarrollo. Por su parte, el contrato debe buscar un equilibrio entre los riesgos y los incentivos para que se mantenga su naturaleza onerosa, es decir, ambas partes obtengan una utilidad a partir de este.

Para lograrlo, se requieren relaciones de confianza entre el mandante y el contratista, así como negociaciones iniciales y administración del contrato basadas en la buena fe.

Los proyectos son empresas difíciles, y prolongadas. Inevitablemente, habrá diferencias de opinión entre las partes, y estas requieren conversación franca pero respetuosa. Además, en las organizaciones de hoy —públicas y privadas— la transparencia es un objetivo fundamental. En el mundo interconectado actual, el ámbito de “lo privado” está mucho más acotado. El off the record pareciera no existir. Y las actividades de administración de contratos no están exentas de estas dinámicas.

Por lo tanto, es recomendable que los proyectos provean las condiciones para incentivar las relaciones de confianza, la transparencia y las buenas relaciones entre las partes. Estas incluyen temas tales como un ambiente físico apropiado para realizar el trabajo (p. ej. disposición de las oficinas, y colocación de equipos mandante-contratista), procesos y procedimientos de proyecto que mejoren la rendición de cuentas y la toma de decisiones (p. ej. requerimientos formales de aprobación de fases de proyectos), establecimiento de dinámicas de colaboración (p. ej. estructura y frecuencia de reuniones y reportabilidad conjunta) y herramientas para manejar el contrato de manera más transparente (p. ej. libro de obra digital). Todas estas medidas deben estar diseñadas y reguladas para soportar e incentivar una buena relación entre el mandante y el contratista.

No olvidar: manejados por seres humanos

En este contexto, el tema fundamental sigue siendo el mismo de siempre. Los contratos los manejan seres humanos que, como en cualquier relación interpersonal, deben cuidar las formas. Es cierto que los representantes de los mandantes no necesariamente son especialistas en lo que se está construyendo —su especialidad normalmente es el negocio y no las disciplinas de proyecto. Y no es menos cierto que los representantes del contratista tendrán los incentivos que se definen en el contrato, y estos no necesariamente estarán en sintonía con el plan de negocios. Algunas de estas circunstancias podrían generar ineficiencias en el proceso de desarrollo del proyecto, pero no deberían justificar faltas al buen trato interpersonal.

Si tomamos, como ejemplo, el caso del libro de obras digital, “lo apropiado” no debería ser diferente a lo que se ha entendido siempre. Sin embargo, dado que todos los participantes en el proyecto podrán acceder de manera instantánea al texto, ¿la persona que escribe pensará dos veces antes de apretar el botón “enviar”? La experiencia empírica parece indicar que así es.

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