Métodos Lean Management y proyectos: ¿Cuál es el impacto según el nivel de implementación?

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Sistemas como Last Planner han demostrado su efectividad en el mejoramiento del desempeño de proyectos, pero requieren un adecuado nivel de implementación.

Un estudio reciente ha demostrado que es posible alcanzar mejoras sustanciales en el nivel de implementación del Sistema Last Planner (LPS), uno método Lean, con el uso de tecnologías de la información (TI) diseñadas precisamente para ello.

La importancia de esto radica en que se ha identificado también la existencia de correlaciones entre el nivel de implementación de componentes específicos de LPS y el Porcentaje del Plan Completado (PPC).

El análisis conjunto de los beneficios de TI en la implementación y la correlación con PPC ha permitido la identificación de dos componentes críticos: la estandarización del proceso de planificación y control, que puede ser evaluada cuantitativamente por el PPC, y el análisis y eliminación sistemática de restricciones evaluadas a través del porcentaje de restricciones levantadas (PCR) durante la planificación intermedia.

Una muestra de 50 proyectos analizados permitió corroborar que los proyectos que tienen mayor PPC y PCR también tienen un mejor desempeño, medido por la efectividad en el cumplimiento del programa y una reducción del número de incumplimientos.

En consecuencia, los resultados indican que los proyectos que usan sistemas de TI basados en LPS tienen una planificación más sistemática, y control y mejor gestión de restricciones que también corresponden a un mejor cumplimiento del cronograma y menos incumplimientos.

Mejores resultados con TI

En este estudio se comparó una muestra de proyectos usando métodos tradicionales de implementación de LPS contra una muestra de proyectos apoyados por un software (Impera) desarrollado por el Centro de Excelencia en Gestión de Producción de la Universidad Católica de Chile, Gepuc.

Se comprobó que el uso de sistemas de TI para apoyar la implementación de LPS permite lograr mayores estándares en esta a nivel global, y específicamente en los siguientes elementos: estandarización del proceso de planificación y control; uso de indicadores para evaluar el cumplimiento de la planificación; análisis crítico de la información utilizando un plan maestro transparente y fácil de entender, y análisis y eliminación sistemática de restricciones.

También se comprobó que el grado de implementación de LPS está positivamente correlacionado con el PPC, específicamente para los siguientes componentes: estandarización del proceso de planificación y control; participación de los últimos planificadores en las reuniones de LPS; estandarización de planificación intermedia; análisis y eliminación sistemática de restricciones; uso del Inventario de Trabajo Ejecutable; acciones correctivas basadas en Causas de No Cumplimiento, y comunicación y trabajo en equipo.

Los proyectos de la muestra con un PPC promedio igual o superior al 77% se desempeñaron significativamente mejor que los proyectos con PPC más bajo, específicamente en la eliminación de restricciones, cumplimiento de programa, número total de incumplimientos y número de compromisos no cumplidos cada semana (Fig 1).

Se obtuvieron resultados similares para proyectos con un PCR promedio superior al 54%, que fue el promedio detectado para la muestra de 50 proyectos (Fig 2). Los proyectos por encima del promedio de PCR tuvieron significativamente menos incumplimientos por semana, una mediana de Índice de Eficiencia de Programa (SPI) más alta, y mayor PPC.

Figura 1 – Figura 2

Lean Managment y proyectos figuras 1 y 2

Más conclusiones y lecciones

Por lo tanto, es posible concluir que los proyectos que tienen un mayor nivel de estandarización de planificación y control e identifican y eliminan restricciones de manera más sistemática pueden ser evaluados cuantitativamente usando el promedio de PPC y PCR, y obtener un mejor desempeño en múltiples indicadores.

Otro resultado interesante es que el PCR promedio de la mayoría de los proyectos es considerablemente más bajo que el PPC, lo que significa que los proyectos gestionan compromisos mejor de lo que manejan las restricciones. Esto indica que la gestión de restricciones tiene un menor nivel de implementación que la gestión del compromiso. Ello permite concluir que el nivel de estandarización del proceso de planificación y control es más alto que el análisis y gestión de restricciones.

En resumen, las lecciones que podemos aprender son simples y directas:
1) A mayor nivel de implementación de sistemas como Last Planner, mejor es el desempeño medido en términos de PPC y PCR.
2) Podemos potenciar enormemente el nivel de implementación usando TI que facilitan la implementación y estandarización del sistema.
3) Proyectos con mejores niveles de PPC y PCR alcanzan mejores desempeños en términos de plazos y cumplimientos de las metas del proyecto.

Aunque el estudio solo se realizó en 50 proyectos chilenos, creemos que las conclusiones pueden extrapolarse a otros países porque el Sistema Last Planner es una herramienta usada globalmente. Muchas de las mejoras están al alcance de la mano, particularmente en empresas que ya son usuarias de sistemas como Last Planner, y solo a un paso adicional para quienes no lo adoptan aún.

Este artículo contó con la colaboración de Camilo Lagos y Rodrigo Herrera, alumnos de doctorado UC.

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