La gestión ágil de proyectos

La gestión ágil de proyectos responde a la necesidad de llegar a soluciones innovadoras bajo alta incertidumbre.

La gestión ágil de proyectos (GAP) propone una nueva mirada para lograr mejores resultados en cualquier tipo de organización.

Veamos las características del portafolio estratégico de proyectos:
1. Un conjunto de proyectos o programas agrupados para facilitar la efectiva administración de las actividades requeridas, con el fin de lograr los objetivos y metas de la organización.

2. Los componentes del portafolio de proyectos pueden ser: medidos, evaluados y priorizados.

3. Los proyectos y/o programas, pueden no estar necesariamente relacionados de forma directa entre sí.

Los enfoques tradicionales para la gestión de portafolios no se diseñaron para una economía moderna ni para el impacto de la disrupción digital. Estos factores presionan a las empresas para que trabajen bajo un mayor grado de incertidumbre. Y, ciertamente, ofrecen soluciones innovadoras mucho más rápido. A pesar de esta nueva realidad, siguen existiendo muchas prácticas de portafolio de proyectos heredadas, como se ilustra en la tabla.

Diferencias entre la gestión de proyectos tradicional versus la ágil

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Las tres dimensiones de la gestión ágil de proyectos (GAP) son las siguientes:

Estrategia e inversión

1. Estrategia e inversión: Garantiza que todo el portafolio de proyectos esté alineado y financiado para crear y mantener las soluciones necesarias para cumplir con los objetivos del negocio.

Solo asignando las “inversiones correctas” para construir las “cosas correctas” una empresa puede lograr sus objetivos comerciales finales.

Sin embargo, la estrategia de portafolio es mucho más que la priorización y selección de las mejores inversiones. La GAP debe entender su papel en la consecución de la estrategia empresarial.

Por lo tanto, la GAP debe captar entonces el estado actual del portafolio y desarrollar un plan para evolucionar a un estado futuro mejor y diferenciado. Y, además, ajustar continuamente la visión y el plan para abordar el contexto de negocio cambiante.

La estrategia y financiamiento de la inversión requieren la participación activa de ejecutivos, tecnólogos y arquitectos empresariales.

Implementación ágil

2. Implementación ágil: Coordina y apoya la ejecución descentralizada del proyecto y fomenta la excelencia operativa.

La mentalidad ágil promueve la descentralización de la ejecución de la estrategia para potenciar el portafolio. El pensamiento sistémico debe aplicarse para garantizar que el portafolio de proyectos esté alineado y opere dentro del contexto empresarial más amplio.

Gobierno ágil

3. Gobierno ágil: Corresponde a la supervisión y toma de decisiones de gastos y mediciones. Un proceso ágil es más ligero y fluido, y reemplaza los ciclos presupuestarios fijos y de largo alcance, los compromisos financieros y las expectativas de alcance fijo de un proceso de planificación tradicional.

Asimismo, este nuevo enfoque de planificación y presupuestación incluye la comprensión de los costos históricos y pronósticos futuros asociados con cada solución. Los presupuestos se ajustan en cadencia, normalmente cada seis meses, o cuando eventos significativos lo ameritan, como parte de la revisión estratégica del portafolio.

Además, cada proyecto debe establecer las métricas mínimas necesarias para asegurar:
1. La implementación de la estrategia.
2. Que el gasto se alinee con los límites acordados.
3. Que los resultados estén mejorando continuamente.

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