Gestión de proyectos: ¿Existen peticiones tontas?

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En gestión de proyectos, las peticiones incumplibles atentan contra los compromisos necesarios para realizar la obra.

Los autores de este artículo son Luis Salazar, alumno del doctorado en Ph.D.(c) Escuela de Ingeniería UC, y Luis Fernando Alarcón.

En la gestión de proyectos es indispensable que los procesos de gestión de compromisos cumplan ciertos criterios básicos que permitan aumentar la confiabilidad de estos, evitando esencialmente la generación de peticiones incumplibles. Sólo de esta manera lograremos tener el éxito que necesitamos en los proyectos. Lamentablemente, a menudo fallamos en cumplir compromisos que tienen su origen en peticiones incumplibles, que pueden también considerarse peticiones “tontas”.

Gestión de proyectos ¿Qué son los compromisos?

Los compromisos se pueden definir como un acuerdo, respecto a la realización de una actividad o acción en un futuro próximo, que asumen los involucrados en el proceso de planificación. Estos involucrados se clasifican en dos roles principales: 1) Cliente, quién realiza la petición o solicitud; y 2) Ejecutante, quién se compromete a realizar la actividad o acción solicitada por el cliente.

¿Qué entendemos por peticiones en la gestión de proyectos?

Las peticiones son solicitudes que realiza el cliente (jefe o superior) de acuerdo con una actividad o acción que es requerida en el futuro cercano. Ahora bien, esto que parece tan sencillo, puede traer grandes dificultades a la hora de la ejecución si no quedan claras las condiciones de satisfacción (qué es lo que realmente quiere el cliente).

Ejemplo de peticiones incumplibles

Cuando el cliente realiza una petición que no es clara, existe una alta probabilidad que el compromiso no sea cumplido. Veamos un caso real, que sucedió en la reunión semanal de planificación de un proyecto de construcción.

Un capataz dijo en voz alta: “Don Rodolfo, hay que instalar las ventanas del primer piso”.

Analicemos esta frase que parece ser muy común, pero que oculta serias falencias respecto a lo que debería ser una adecuada petición:

1. ¿Queda claro qué es lo que se pide? Claro, instalar ventanas… Pero ¿qué tipo de ventanas? (en este proyecto había 3 tipos de ventanas).

2. ¿Dónde se deben instalar las ventanas? En el primer piso… Pero ¿en qué lugar específico? ¿En qué sector? (en este proyecto había 6 sectores distintos en cada nivel).

3. ¿Cuándo debe estar terminada la instalación? No se menciona absolutamente nada respecto al plazo, algo que es esencial en cualquier solicitud.

4. ¿Quién es el cliente y quién es el ejecutante? Parece obvio que el capataz que lo dijo en voz alta es el cliente y “don Rodolfo” es el ejecutante… Pero no, don Rodolfo era el jefe de obra (superior al capataz). Por lo tanto, él no ejecutará esa actividad. Solamente el capataz estaba “recordando” (palabras que después comentó) que era necesario realizar esa actividad lo antes posible, para dar espacio a otras faenas.

De acuerdo con el análisis anterior, podemos percatarnos que esta petición es incumplible, debido a que no cumple con los criterios básicos, que consisten en responder siempre a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué estamos solicitando?
  • ¿Dónde se debe realizar?
  • ¿Cuándo debe estar terminado?
  • ¿Quién es el responsable de la ejecución y supervisión?

Petición incumplible: qué hacer cuando el ejecutante no tiene las competencias

Otro aspecto importante a considerar al realizar una petición es tener en cuenta que, si el ejecutante no tiene las competencias adecuadas y no puedo recurrir a otra persona, debo ser claro respecto a “cómo” debe ser realizada esa actividad. Así como también, es adecuado priorizar las peticiones, cuando solicito una gran cantidad al mismo ejecutante, para que sepa porqué actividad partir y no piense equivocadamente que debe comenzar por otra.

Finalmente, algo que siempre debemos tener en cuenta es evitar las peticiones innecesarias, ya que disminuyen la confianza del ejecutante respecto al cliente. Piense en lo siguiente, cuántas veces ha sucedido que un superior le pide algo “por pedir”, y luego cuando este le vuelve a realizar una petición, usted inmediatamente pensará, no debe ser tan importante, más tarde lo realizo.

Tres elementos claves para peticiones cumplibles

En resumen, los elementos claves para realizar peticiones cumplibles en la gestión de proyectos son:

  1. Las condiciones de satisfacción deben ser claras para el ejecutante.
  2. El cliente debe estimar el tiempo para ejecutar la actividad o acción, e informar esos plazos al ejecutante.
  3. El ejecutante debe ser evaluado, para determinar si es competente y tiene la capacidad para realizar la acción o actividad encomendada.

 

Los invitamos a reflexionar la gestión de sus proyectos, respondiendo las siguientes preguntas:

  • ¿Ha realizado una petición incumplible durante la última semana?
  • ¿Recibió de parte de un superior una petición incumplible durante el último mes?
  • ¿Ha dicho que entendió una petición, cuando realmente no le quedó clara?

 

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