Gestión de operaciones: ¿Por qué ser delgado y ágil en pandemia?

Escrito por : Jorge Vera
gestión de operaciones

Las organizaciones que poseen procesos adaptables y flexibles han podido sortear de mejor manera estos tiempos. En gestión de operaciones hablamos de no tener grasa.

Las operaciones productivas en prácticamente todo el mundo se han visto severamente perturbadas a causa de la situación global de pandemia. Esto ha afectado especialmente a actividades manufactureras que requieren presencia física de empleados, pero también a muchas áreas de servicios. Por ejemplo, las actividades ligadas al turismo y viajes, por ejemplo.

Algunas otras actividades han podido navegar la crisis mediante el trabajo remoto. Así han funcionado, por ejemplo, el sector financiero, empresas de comunicaciones (salvo en lo que respecta a mantenimiento de redes, por ejemplo, que requieren acciones presenciales), muchas instituciones educacionales, etc.

¿Entonces, si virtualizamos y digitalizamos todo estaremos preparados para la próxima catástrofe? Bueno, depende, ya que, si esa catástrofe es algún evento solar que afecte masivamente a la electrónica que usamos diariamente, podríamos encontrarnos de regreso en el siglo XVIII…

¿Entonces habrá que tener grandes refugios llenos de todo tipo de productos que podríamos necesitar cuando ocurra esta próxima catástrofe?

Tampoco es claro, ya que el costo sería enorme, aunque depósitos de petróleo y medicinas, por ejemplo, existen en varias partes del mundo.

Lo que pasa es que estamos hablando de situaciones de riesgo que son muy difícil anticipar, esa es la realidad. Vivimos hoy en una sociedad de big data y nos hemos acostumbrado a que pueden hacerse muchas predicciones de los gustos y demandas de los consumidores, por ejemplo, pero escenarios como una pandemia son realmente muy difíciles de predecir.

Operaciones: Procesos adaptables y flexibles

La lección que sí parece aprenderse de esta situación es que las organizaciones que poseen procesos adaptables y flexibles y que son dedicadas en el manejo de información, han podido sortear de mejor manera estos tiempos.

Obviamente la capacidad de que los colaboradores trabajen en forma remota es una forma de flexibilidad, pero no es la única. Se ha visto grandes diferencias de cumplimiento en las entregas cuando las empresas tienen que manejar ventas online y entregar los productos a los clientes. Pareciera que los procesos de decisiones, así como los sistemas de información de algunas empresas no estaban preparados para absorber el aumento enorme de demanda por delivery.

En gestión de operaciones, se habla de “grasa” para referirse a componentes, elementos, acciones, del sistema productivo que impiden cumplir con los objetivos y generan costos innecesarios. No sacamos nada con tener stock de algo si no sabemos exactamente cuánto, si no registramos en el momento oportuno cuando algo se vendió (y es vendido a otra persona nuevamente), etc.

Los métodos de gestión que se desarrollaron inicialmente en lo que se llamó JIT (just in time) son válidas hoy más que nunca. El concepto de “grasa” viene de esas épocas precisamente. La grasa, además, nos hace menos ágiles y ¡agilidad es precisamente lo que se necesita en estos tiempos!

Cómo ganar agilidad

En gestión de operaciones, la pregunta es ¿qué puede hacer una empresa u otra organización para identificar oportunidades para ganar más agilidad?

Bueno, lo primero es hacerse un autoanálisis: ¿Estamos realmente cumpliendo con nuestros clientes o usuarios como debiéramos? ¿Hay competencia que lo hace mejor que nosotros? ¿Cómo funcionan nuestros procesos y qué problemas podemos detectar?

La última pregunta implica poner en práctica los principios de mejora continua, los que debieran permitirnos identificar problemas y buscar soluciones.

Por supuesto, la situación de la pandemia ha llevado a algunas organizaciones a un límite que simplemente no les permite seguir funcionando. Sin embargo, muchas han descubierto que el “estrés” que han enfrentado permite identificar oportunidades de hacer otras cosas que antes no hacían (como el delivery) o desarrollar las operaciones de manera innovativa y flexible. Eso es lo que lleva a una posición más sostenible en el tiempo.

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Jorge Vera
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