Gestión de costos en proyectos de construcción: para abordar tiempos difíciles

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Las empresas que sean capaces de aumentar su productividad y ser más eficientes en la gestión de los costos de sus proyectos, tendrán mayor probabilidad de sortear con éxito este incierto período.

En estos tiempos de incertidumbre, la competencia entre las empresas constructoras por adjudicarse grandes proyectos tenderá a ser cada vez mayor. Además, el incremento en el costo de los materiales producto de la interrupción en las cadenas de producción a nivel mundial y la escasez de oferta disponible actualmente complejizan el escenario aún más. Sin duda, tiempos difíciles.

En un contexto de reapertura y recuperación de la actividad económica a nivel nacional, la competencia entre empresas constructoras por adjudicarse grandes proyectos tenderá a ser cada vez mayor. A su vez, el incremento en el costo de los materiales producto de la interrupción en las cadenas de producción a nivel mundial y la escasez de oferta disponible actualmente complejizan el escenario aún más.

Aquellas empresas que sean capaces de aumentar su productividad y ser más eficientes en la gestión de los costos de sus proyectos, seguramente tendrán mayor probabilidad de sortear con éxito este incierto período.

Una parte importante en la concepción de un proyecto es el estudio y confección del presupuesto, cuyo contenido detalla los costos de las partidas a ejecutar. El presupuesto de una obra puede ser realmente complicado de elaborar dependiendo de la complejidad y magnitud del proyecto. Es por ello que se suele estructurar dividiéndolo en partidas que a su vez contienen los ítems considerados, que al ser sumados determinarán finalmente el presupuesto de venta.

Costos básicos que se deben considerar

Algunos de los costos básicos a considerar en un presupuesto se definen a continuación:

• Presupuesto del diseño del proyecto

Es el costo de diseñar y especificar el proyecto. Debe incluir los diferentes diseños involucrados (cálculo, arquitectónico, instalaciones, urbanización, entre otros).

• Costos directos del proyecto

Corresponden a la estimación que realiza el contratista que ejecuta el proyecto, de cuánto le va a costar cada partida en cuanto a materiales, mano de obra y equipos. Comprende, en suma, cualquier costo que se pueda imputar, sin discusión, a una actividad o parte de la obra.

• Gastos generales del proyecto

Son los costos directos del proyecto que no se pueden imputar a una actividad específica y deben ser prorrateados en las diferentes partidas, y son responsabilidad del jefe de proyecto.

• Gastos generales indirectos

Comprenden aspectos, tales como: costo financiero —recursos necesarios para poder llevar a cabo las obras mientras se reciben los pagos—; garantías —costos de boletas de garantías que normalmente se exigen en contratos— y gastos generales de oficina central —aporte que la obra realiza a la empresa por concepto de administración de la oficina central—.

• Imprevistos

Consideran el riesgo de los gastos no controlables. Por lo general, a mayor seguridad de precios y cantidades en cada partida, el riesgo tiende a ser menor, y, por lo tanto, se deberían tener menores imprevistos.

• Utilidades de la empresa

Se definen como el monto del dinero que estima el ejecutor del proyecto que debería ganar por realizarlo, normalmente se estima como un porcentaje del presupuesto del proyecto.

• Impuestos

Corresponden principalmente a los impuestos que rigen según el lugar y actividad realizada.

Etapas para el estudio del presupuesto

Para estudiar un presupuesto de forma ordenada, lo recomendable es seguir pasos básicos pero estructurados que permitan facilitar su concepción. Por supuesto, cada proyecto tendrá singularidades que deberán ser incorporadas al momento de estudiar la propuesta.

Además, diversos factores pueden determinar estas singularidades, como los procedimientos al interior de la empresa, el tipo de licitación acordada, la disponibilidad de herramientas (computacionales por lo general), la experiencia de los profesionales, e incluso el contexto local o nacional, como ha sido la reciente pandemia, restringiendo el funcionamiento de la actividad misma.

Una propuesta de esquema básico de ordenamiento para las etapas de estudio de un presupuesto se presenta en la figura.

etapas de un estudio de un presupuesto

Este flujo se inicia con el llamado a licitación por parte del mandante, a lo que el contratista responde con la intención de presentarse a la licitación y el inicio del estudio. Para ello, adquiere los antecedentes del proyecto (planos del proyecto, bases generales, especificaciones técnicas, entre otros documentos). El contratista deberá, entonces, analizar el calendario de la licitación para aprovechar de forma óptima el plazo que se otorgará para cada sección y actividad.

Estudiar y definir un método constructivo

Para poder estudiar adecuadamente un presupuesto es fundamental estudiar y definir un método constructivo. Eso, porque el precio estará directamente relacionado con la forma en que se realizará el trabajo.

Paralelamente, se deberá realizar un exhaustivo estudio de las bases de licitación y bases administrativas; de forma de tener claridad sobre qué condiciones rigen en el proyecto a realizar.

Entre otros de los puntos fundamentales a tener presente en el estudio de presupuestos se encuentra el proceso de obtención de cotizaciones. Para tal efecto, se debe tener claramente identificadas las exigencias y especificaciones técnicas que pide el mandante con el fin de solicitar y cotizar exactamente lo que corresponde.

A su vez, es importante avanzar rápidamente en la estimación de cantidades y plazos de entrega; de manera tal de contar con el tiempo suficiente para recibir varias ofertas y finalmente contar con los materiales al momento de ejecutar la partida que los requiera.

Programas tentativos de obra para el proyecto

Una vez conocida la mayoría de las variables que influirán en el estudio, se podrá elaborar uno o varios programas tentativos de la obra. Y luego de ello, abocarse a su evaluación en pos de optimizar el uso de recursos.

Siempre es recomendable analizar individualmente los costos directos, costos indirectos, gastos generales, imprevistos y utilidades, para finalmente componer el precio definitivo. Una vez estimado el presupuesto final, se deberá revisar para ver que cumpla con las bases y si los valores se encuentran dentro de lo esperado. Cualquier discrepancia existente deberá ser resuelta previo a la apertura de la propuesta.

No obstante, el tiempo de ejecución de los grandes proyectos de construcción muchas veces es extenso y las condiciones pueden variar durante dicho período; resultando en dificultades más o menos complejas que pueden afectar el tiempo y costo de la obra. En dichos escenarios —si el contrato así lo estipulara— se pueden considerar reajustes de precios para actualizar los montos y llegar a un común acuerdo.

Este artículo contó con la colaboración de Gabriel Azúa, magíster en Ciencias de la Ingeniería UC.

 

Artículo basado en otro que se publicó recientemente en la página de Clase Ejecutiva UC del diario El Mercurio. Puedes descargar el PDF de la página aquí, luego de completar unos datos.

 

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