El centro de distribución tiene un rol estratégico

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El centro de distribución es parte integral de la ventaja competitiva de la compañía, ya que su papel no es solo el de almacenar productos, sino que su operación determina el poder cumplir con la promesa de entrega a tiempo a los clientes, y con un impacto directo sobre los costos.

Con el explosivo aumento del comercio electrónico, la distribución y logística han cobrado una especial importancia y uno de los grandes articuladores de este proceso son los centros de distribución (CD).

La importancia de este eslabón radica en que su operación afecta directamente la velocidad o tiempo de entrega del producto, la cual está íntimamente vinculada al valor percibido por el cliente y también el costo de distribución.

Tiempo para completar la orden

Dicho tempo o velocidad de respuesta se mide a través del order fulfillment cycle o “tiempo para completar la orden”, que corresponde al momento entre que el cliente pone su orden en el sitio y el momento en que recibe el producto.

Este indicador puede ser descompuesto en tres componentes:

  • ventana de recepción de órdenes o la ventana de tiempo en la cual se reciben órdenes
  • ventana de procesamiento o tiempo que le toma el procesamiento de la orden hasta que el camión sale de la bodega
  • y finalmente, la ventana de transporte que corresponde al tiempo entre que el producto sale de la bodega hasta que llega al cliente.

La importancia del centro de distribución radica en que la ventana de procesamiento y la ventana de transporte se ven directamente afectados por disponer de un centro, su operación y localización. En la medida en que disponemos de un centro, adecuadamente localizado y con una operación eficiente, es que podremos cumplir con la promesa de entrega a tiempo a nuestros clientes y a bajo costo.

Por ende, las preguntas que debemos ser capaces de responder son

  • ¿debo tener un centro de distribución?,
  • ¿debo ser dueño del centro o tercerizar?,
  • ¿cuál debería ser la localización y tamaño de mi centro?,
  • ¿soy eficiente en la operación de mi centro?

Tener o no tener centro de distribución

El centro de distribución o la bodega cumple tres funciones al interior de la logística de una organización: consolidación geográfica de proveedores y demanda, consolidación temporal (almacenar productos), y entregar servicios de valor añadido.

1. Consolidación geográfica de proveedores y demanda

La primera función es la de ser un lugar en el cual convergen productos consolidados desde diferentes proveedores y desde el cual se envían despachos consolidados a los clientes de la organización. Esta consolidación geográfica permite reducir el costo de transporte para la organización.

2. Consolidación temporal (almacenar productos)

La segunda función de un CD es almacenar productos. Es decir, consolidar despachos desde proveedores que cubran varios períodos de demanda de clientes y así consolidar carga temporalmente. Este almacenaje, puede ser a temperatura ambiente o a una controlada. La consolidación de demanda en el tiempo permite pedir en cantidades que reducen el costo de pedido.

3. Entregar servicios de valor añadido

Adicionalmente, este inventario permite tener una cantidad de producto disponible para ser despachado, entrega un grado de seguridad para atender demanda no anticipada y, por ende, ajustar las variaciones en la demanda, reducir los tiempos de respuesta al pedido de un cliente, y dado que almacenamos el producto en condiciones controladas es posible preservar la calidad de los productos, en el caso de los perecibles.

Por qué a veces mejor no

Estas tres funciones de un CD generan beneficios para la organización. Entonces, ¿por qué no todas las organizaciones tienen o son dueñas de un CD? La razón es que también implica costos para la organización, siendo los tres principales: inventario, infraestructura física y personal.

De esta forma, si los costos de operar un CD superan a los beneficios que entrega, la decisión adecuada es no tenerlo; pero si los beneficios superan los costos, entonces el disponer de un CD entrega una ventaja competitiva a la organización.

Existe una opción adicional para reducir costos de infraestructura y personal, la cual es tercerizar el CD o lo que se llama en jerga logística los third party logistics o 3PL.

Finalmente, existen riesgos asociados a operar un CD. Uno de ellos es concentrar mucho inventario en un solo lugar, lo que incrementa la probabilidad de perderlo todo en un evento catastrófico. El segundo riesgo es subestimar los costos con los cuales se evaluó establecer el CD, y por último, no lograr las metas de eficiencia presupuestadas.

Nivel de externalización del CD

Habiendo levantado los antecedentes anteriores, la primera decisión a tomar al momento de establecer un CD es determinar el nivel de tercerización que tendrán sus operaciones.

Las posibilidades son infinitas, desde ser completamente dueño de la infraestructura y operación de este hasta dejar la actividad completa en manos de un tercero pagando una tarifa por este servicio. Una opción intermedia es ser dueño de la infraestructura y tercerizar sus procesos: transporte, operación y tecnologías.

La decisión de externalizar las operaciones del CD depende de cuán crítica es la logística para el negocio. Si es muy crítica, entonces lo más probable es que no se debiesen externalizar las operaciones. Si su criticidad es menor, entonces probablemente convenga externalizar parte o toda la logística dependiendo del nivel de involucramiento que se desee.

Localización y tamaño

La localización del CD definirá dos aspectos clave de la logística de la organización: los costos de despacho y los tiempos de entrega o respuesta al cliente desde que solicita la orden.

Mientras más cerca se encuentre el CD de los centros de consumo, menor será el tiempo de respuesta. Sin embargo, a medida que nos acercamos a centros de consumo, el costo del terreno también aumenta.

Por otra parte, el costo de despacho o transporte aguas abajo del CD se reduce a medida que nos acercamos al cliente. Para determinar su localización, primero se debe establecer el máximo tiempo de respuesta aceptable para los clientes atendidos desde el CD. Este estándar determinará el conjunto de localidades que pueden cumplir con el compromiso de respuesta.

Una vez que se ha determinado este grupo de localidades potenciales, se debe realizar un análisis de costo del transporte. En torno al tamaño del centro, lo primero que se debe tener claridad es la demanda o requerimiento de flujo a la cual va a estar sujeto el centro a lo largo del tiempo.

Posteriormente, debemos tener claro que las operaciones de un centro se basan en un juego entre “tiempo y espacio”. El espacio corresponde a la capacidad de almacenamiento que tenemos o tamaño, y el tiempo, corresponde a la disponibilidad de personal para realizar las operaciones.

Operación del centro de distribución

Las actividades que se llevan a cabo dentro de un CD se pueden clasificar en: recepción de los productos, llevar los productos en el área de almacenamiento o guarda, posteriormente la recuperación de los productos o pick y, finalmente, el despacho de los productos.

Los recursos que utiliza la organización para llevar esto adelante son: inventario, infraestructura y mano de obra.

La recuperación de los productos o picking es la actividad que más recursos consume en las operaciones de un CD, respondiendo a cerca del 55% de los costos totales. Por ende, para ser eficientes es que se debe tratar de optimizar esta actividad, ya sea por medio del uso de tecnologías o solamente por mejorar la distribución de los productos al interior de la bodega.

La distribución de productos también cumple un rol relevante, ya que aquellos “más populares” deben ser ubicados en lugares más asequibles y también puede ser necesario llevar otros a áreas especiales para hacer más eficiente su recuperación.

Ventaja competitiva

En esta nueva economía digital y con el aumento explosivo del e-commerce, la logística y, en específico, el centro de distribución cumple un rol estratégico para la organización. Es parte integral de la ventaja competitiva de la compañía. Su papel no es solo el de almacenar productos como una bodega convencional, sino que su operación determina el poder cumplir con la promesa de entrega a tiempo a los clientes. Y, ciertamente, con un impacto directo sobre los costos. Es por ello que las decisiones y operaciones tienen mucho más de ciencia que de arte.

 

Este artículo se publicó originalmente en la página de Clase Ejecutiva UC del diario El Mercurio, en agosto de 2022. Descarga el PDF sin costo aquí, luego de completar unos datos.

 

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