Reuniones eficaces: Habla menos, ordena mejor, respeta los tiempos y solo ten papel y lápiz

Para tener reuniones productivas hay que saber primero cuál es su objetivo.

¿Qué hacer cuando durante una presentación el orador se alarga u otro interrumpe sin cesar? La cultura chilena tiene unos vicios que le ha costado mucho modificar: el largo y el procedimiento para las reuniones.

Estos encuentros serían más eficientes e interesantes si se cumplieran cuatro simples reglas:

  1. No interrumpir:El que habla merece ser escuchado y a la vez permitirle mantener su concentración. Hay que recuperar el valor de escuchar.
  2. Pensar y ordenar antes de hablar:Ordenar en la cabeza el planteamiento y hacer un punteo con lo más importante. Solo cuando se tenga claro y ordenado se pide la palabra.
  3. Solo lápiz y papel:Después se contestan los mails, se conversa con los grupos de amigos por WhatsApp y se revisa Twitter. Es obligación laboral y humana atender y aportar.
  4. El inicio y el final:Se debe fijar y respetar la hora de llegada y la hora de término de la reunión.

Para cumplir con estos requisitos la labor del convocante es importante porque tiene la misión de señalar el objetivo de la reunión y, al final, recordar los compromisos. Las actas son fundamentales.

La escasez de oportunidades laborales por evolución y maximización de los recursos hace pensar que el entorno en que vivimos cambiará. Y es probable que las hoy excepcionales reuniones no presenciales se conviertan en norma, por lo que es importante prepararse.

Los tiempos que vienen serán muy desafiantes y exigen un aprovechamiento mejor y más respetuoso de los tiempos propios y de los demás.

La profesora ayudante del curso es la periodista Michelle Ibarra, diplomada en Edición y Publicaciones UC.





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