¿Qué son los KPI?

Menos es más. Si defino muchos es difícil hacerles un seguimiento adecuado.

Muchos de ustedes habrán escuchado hablar de los KPI. Es más, puede haber varios de ustedes que deben trabajar duro para lograr cumplir con alguno. KPI es la sigla de Key Performance Indicator, es decir, un indicador de desempeño clave.

¿De dónde vienen estos KPI que son tan importantes en la logística? Tienen que ver con el concepto que se resume en una aseveración frecuente: “Lo que no se mide no se puede gestionar”.

Si bien no estoy de acuerdo con esta frase, ya que sin duda es necesario muchas veces gestionar cosas que no se pueden medir, sí estoy de acuerdo con la importancia de tratar de medir todo aquello que sea medible. Pero es necesario ser muy cuidadoso con la forma en que se procesa la información de las mediciones y el uso que se le da.

Cómo van las cosas

Como generalmente las mediciones de un proceso son complejas, su análisis puede no ser tan simple. Lo que se intenta justamente con los KPI es que sean un conjunto de indicadores que resuman una gran cantidad de información sobre un determinado proceso. De este modo, el gerente sabrá rápidamente cómo van las cosas.

Para esto, además del KPI propiamente tal, es necesario tener un estándar contra el cual compararme. Si no, a lo más sabré si a lo largo del tiempo he logrado mejorar el desempeño medido en el indicador. Un estándar adecuado para un KPI sería un valor desafiante, pero alcanzable.

Esto obviamente no es fácil de lograr en muchos casos, pero en logística hay varios KPI que son muy usados. Por ejemplo, están el fill-rate y el pedido perfecto.

El fill rate es el porcentaje de la demanda que puede ser surtida inmediatamente con el inventario disponible.

El pedido perfecto, en cambio, es mucho más estricto. Solo califica un pedido como perfecto si todos los productos solicitados son entregados en la cantidad y en los plazos acordados. Basta que se falle en uno solo para que el pedido deje de ser perfecto.

Cuidado con los impactos en los empleados

El que los gerentes empiecen a medir y controlar un KPI tiene un fuerte impacto en el comportamiento de los empleados relacionados con ese KPI. Es importante tener cuidado con que el comportamiento que se genere sea el que se busca, ya que se pueden producir distorsiones.

Por ejemplo, un énfasis muy fuerte en el fill-rate podría llevar a que se manejen niveles de inventarios muy altos para prevenir los posibles quiebres en estos, lo que podría compensarse con otro KPI: rotación de inventario, que es la cantidad de veces que se vende lo que está en inventario durante un período de un año, por ejemplo.

Este indicador es fácil de calcular y es adimensional, lo que facilita encontrar estándares fuera de la organización. En una bodega también se pueden medir la exactitud de los pickings. O el tiempo que toma almacenar un ítem, pero encontrar estándares válidos es mucho más difícil.

Finalmente, hay que considerar que si defino demasiados KPI se hace muy difícil hacerles el seguimiento adecuado.





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