Planificación de proyectos: 5 elementos clave para generar compromisos confiables


Para mejorar el desempeño de los proyectos, es fundamental contar con compromisos confiables de los involucrados.

Los sistemas actuales de planificación y control de producción tienen como objetivos principales: reducir la incertidumbre, mejorar el ambiente laboral y optimizar el desempeño general del proyecto. Estos objetivos solo pueden ser alcanzados en la medida en que se logre generar compromisos confiables.

Sistemas de planificación como “El Último Planificador”(Ballard 2000) ponen su foco en aumentar la confiabilidad de la planificación, generando compromisos más confiables.

El fin es crear un ambiente estable de trabajo, protegiendo la producción de la incertidumbre y la variabilidad.

Con este sistema se logran mejoramientos de hasta un 80 %en la productividad, mejor cumplimiento de plazos y mejoras en múltiples indicadores.

¿Qué son los compromisos?

Los compromisos se entienden como un acuerdo que asumen los involucrados en el proceso de planificación, de realizar una actividad o acción en un futuro próximo.

Estos acuerdos se realizan generalmente en las reuniones de planificación de corto plazo, denominadas Plan de Trabajo Semanal y se miden con indicadores como el PPC (Porcentaje de plan completado), como se observa en la fórmula.

Es el “ejecutante” (persona que se compromete o hace la promesa de realizar una actividad o acción, para otro en un futuro próximo) quien debe comprometerse a cumplir con lo solicitado por el “cliente” (quien recibe los resultados según la petición y/o solicitud de una actividad o acción en un futuro próximo).

De esta forma se logra dar mayor confiabilidad al flujo de producción, protegiéndolo de la incertidumbre y variabilidad inherente a los proyectos. Así se logra una mayor eficiencia y efectividad.

¿Cómo generar compromisos confiables?

Según Fernando Flores, el ciclo de la generación de compromisos consta de cuatro movimientos, como observamos en la figura: petición u oferta, promesa, declaración de entrega y declaración de satisfacción.

Según Flores, una promesa se hace en respuesta a una petición. En la ausencia de una petición, una promesa puede adquirir la forma de una oferta.

Un ejemplo de la estructura típica de una promesa es la siguiente: Yo (el ejecutor) le entrego “X” a usted (el cliente) en un tiempo específico en el futuro…

En un proyecto, este “X” se refiere principalmente a las asignaciones, actividades o tareas que deben ser realizadas por los equipos de trabajo.

Estos equipos aceptan las tareas y se comprometen a realizarlas en un momento y plazo determinado, puesto que tienen actividades subsiguientes (clientes) que dependen de las actividades precedentes (proveedores).

Cinco elementos clave para una promesa confiable

Veamos cinco elementos clave para generar una promesa confiable son:

1. Las condiciones de satisfacción deben ser claras tanto para el ejecutante como para el cliente.

2. El ejecutante debe ser evaluado, para determinar si es competente y tiene la capacidad para realizar la acción o actividad encomendada.

3. El ejecutante debe estimar el tiempo para ejecutar la actividad o acción.

4. El ejecutante debe ser sincero al realizar la promesa.

5. El ejecutante debe realizar lo mejor sobre la promesa si esta no puede ser ejecutada, tomando la responsabilidad por cualquier consecuencia futura

Los invito a reflexionar, con la siguiente pregunta: ¿Ha recibido una promesa que sabe que no será cumplida por el ejecutante?