Proyectos: ¿Agilidad hoy día, agilidad mañana, agilidad toda la semana?

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No, no es como dice la canción. Revisa cómo abordar proyectos desde la perspectiva de la agilidad y la transformación digital.

Este artículo continúa con el tema de la agilidad organizacional, desde la perspectiva de los proyectos y la transformación digital. Se hace énfasis en aprender a identificar los tipos de proyectos que conviene utilizar cuando se enfrentan procesos de cambio como los de la transformación digital.

Transformación digital y agilidad

Desde una moda hasta una religión. Así puede ser la amplitud del espectro para analizar el impacto de la transformación digital (TD) en nuestro día a día.

El impacto de las tecnologías de información (TI) para causar disrupción en las empresas no es tan nuevo. Bueno, la tecnología de información y las mismas ciencias de la computación tampoco lo son, y podemos hablar de su impacto desde 1940 en adelante.

Quizás el impacto de los primeros procesadores de texto, por allá por 1975, fue una muestra de los “efectos disruptivos” de las TI y de ahí la desconstrucción de la cadena de valor fue parte del estándar para las organizaciones.

Más o menos en el mismo año, Kodak desarrollaba la primera cámara digital en sus laboratorios y, sin tener la claridad o capacidad para adaptarse a la tecnología que habían creado se declaran en bancarrota en 2012.

Así que no hablamos de un fenómeno nuevo. Netflix nace en el año 1997, diez años después de Blockbuster y conocemos el destino de cada una de ellas.

¿Por qué entonces estamos entonces en esta vorágine de transformación digital?

Según muchos autores, la transformación digital es más mentalidad que tecnología, y se refiere al cambio que busca lograr la cultura, dentro de la organización, que permita hacer uso de tecnologías de la información para lograr una posición de ventaja competitiva. Si bien esto tampoco pudiera parecer muy nuevo, la gran diferencia lo hace el VUCA, que hoy es BANI.

¿Qué es el ambiente VUCA? Acuñado hacia finales de la guerra fría, es el acrónimo en inglés de volatility, uncertainty, complexity and ambiguity, que alude al ambiente social imperante en el mundo, y que hacía referencia a la volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad de los tiempos que se estaban viviendo.

La era de BANI

¿Y qué es el ambiente BANI? En el mundo BANI (acrónimo del inglés brittle, anxious, non linear, incomprehensible), se presenta un ambiente caótico, en que se debe buscar la antifragilidad (no necesariamente la solidez), con una alta incertidumbre que debe enfrentarse con empatía, atención plena y confianza.

El ritmo de cambio es mucho más vertiginoso, por lo tanto, las organizaciones deben trabajar de una manera radicalmente distinta para poder enfrentar el cambio sobre el cambio del cambio.

Es en este carrusel evolutivo que aparece la necesidad de poder contar con la capacidad de enfrentar el cambio y salir victorioso, ni siquiera ligeramente herido.

Es acá cuando se comienza a hablar de enfrentar el cambio mediante el desarrollo de la capacidad de la organización para volverse más ágil.

Ciclo de vida de proyectos y agilidad

Las organizaciones tradicionalmente enfrentan mediante proyectos, esfuerzos con plazo definido, el lograr algún tipo de beneficio al que se le suele llamar el producto del proyecto.

Estos proyectos tienen típicos ciclos de vida, que abarcan las grandes fases de todo proyecto: inicio, planificación, ejecución y cierre.

Veamos ahora las distintas formas de organizar estas fases, las que facilitan la gestión del proyecto.

1. Ciclos de vida predictivos

Los ciclos de vida predictivos son muy habituales en aquellos proyectos que se apegan completamente a un plan. Y se caracterizan porque todas las variables del proyecto, entre ellas la funcionalidad, el tiempo, el costo y los recursos se determinan al inicio del proyecto.

Es natural pensar que en este tipo de proyectos gran parte del esfuerzo será entonces de planificación, y bajo un criterio de optimización y calidad, se buscará optimizar el uso de los recursos y el costo para lograr la funcionalidad del proyecto al menor tiempo posible.

2. Ciclos de vida iterativos

Los ciclos de vida iterativos son muy habituales en aquellos proyectos en que se requiere iterar en alguna de las fases. Por un tema de calidad o simplemente por falta de claridad respecto de los requerimientos de modo de usar el resultado como feedback para la realización de la misma etapa.

Este ciclo de vida permite obtener retroalimentación para el trabajo en desarrollo, a fin de mejorar y modificar dicho trabajo.

3. Ciclos de vida incrementales

Los ciclos de vida incrementales son similares al anterior, sin embargo, dentro de estos ciclos incrementales se busca explícitamente construir parte del producto en cada ciclo, de modo de producir el resultado final a partir de incrementos logrados en cada fase de iteración.

4. Ciclos de vida ágiles

Finalmente, tenemos los ciclos de vida ágiles, también conocidos como ciclos de vida adaptativos, que son muy típicos de proyectos orientados al cambio, y que pretenden responder eficazmente ante cambios permanentes en todas las fases del proyecto.

Este tipo de enfoques, muchas veces conocidos como orientados al resultado, son el opuesto de los ciclos de vida predictivos e intentan resolver toda la problemática de los primeros. Sin embargo, pueden requerir de una coordinación y comunicación de equipos bastante más compleja que la de los proyectos predictivos.

¿Proyectos ágiles siempre?

Definitivamente NO.

Es posible clasificar los proyectos de acuerdo con su complejidad en cuatro grandes tipos de proyectos con base en la mayor o menor certeza técnica, y la mayor o menor compresión de los requisitos funcionales del proyecto.

1. Proyectos sencillos

Se trata de proyectos con baja incertidumbre en lo técnico, y baja incertidumbre en torno a los requerimientos funcionales. Acá funcionan bastante bien los ciclos de vida predictivos.

2. Proyectos complicados

Son proyectos con media incertidumbre en lo técnico, y media incertidumbre en torno a los requerimientos funcionales. Acá los ciclos de vida agiles funcionan bastante bien, al igual que los iterativos e incrementales.

3. Proyectos complejos

Se trata de proyectos con ligeramente alta incertidumbre en lo técnico, ligeramente alta incertidumbre en torno a los requerimientos funcionales. Acá los ciclos de vida ágiles funcionan bastante bien, al igual que los iterativos e incrementales.

4. Proyectos caóticos

Proyectos con alta incertidumbre en lo técnico y alta incertidumbre en torno a los requerimientos funcionales. Acá lo mejor es intentar controlar alguna de las variables del proyecto, ya sea la técnica o la de los requisitos, y manejarlos como alguno de los proyectos anteriores.

Proyectos: ciclo de vida según los cambios esperados y la frecuencia de entrega

Más allá del tipo de la complejidad del proyecto, es posible además considerar un tipo de ciclo de vida según el grado de cambio esperado en el proyecto, y la frecuencia de entrega que se requiere para el producto o servicio final. De acuerdo con lo anterior, es conveniente:

Ciclo de vida predictivo

Cuando se trate de proyectos con bajo grado de cambio y baja frecuencia de entrega.

Ciclo de vida iterativo

Cuando se trate de proyectos con alto grado de cambio y baja frecuencia de entrega.

Ciclo de vida incremental

Cuando se trate de proyectos con bajo grado de cambio y alta frecuencia de entrega.

Ciclo de vida ágil

Cuando se trate de proyectos con alto grado de cambio y alta frecuencia de entrega.

 

Por tanto, la agilidad organizacional, esta capacidad que buscamos desarrollar, aparece como adecuada habilidad para buscar transformación digital, en ambientes VUCA o BANI, en proyectos de ciclo de vida ágil, iterativo o incremental.

En los siguientes artículos veremos algunas técnicas y consideraciones para desarrollar esta agilidad organizacional.
¡Hasta pronto!

 

Puedes leer el artículo sobre los fundamentos de la agilidad organizacional, del mismo autor.

 

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